[采购知识]采购员面试问题解析《三》
[转贴 2008-05-02 14:34:35]
64、简单描述MRP系统中的架构?你是怎样理解的?
' c7 ~+ g% o( o! f0 x: u答：物料需求计划（Material Requirements Planning),简称MRP,是依据产品的结构或物料清单，实现物料信息的集成，形成上小下宽的锥形产品结构。其顶层是出厂产品，是属于企业市场销售部门的业务；底层是采购的原材料或配件，是企业物资供应部门的业务；中间是半成品，属于生产部门的业务。产品结构反映了各个物料之间的从属关系与数量，用连线表示工艺流程和时间周期。实际上，MRP是一种既不出现物料短缺，又不出现积压库存的计划方法，解决了制造业所关心的缺件与超储的矛盾。+ c' V8 P; Z3 B q/ Q
MRP为Material Requirement Planning的缩写，中文译为"物料需求计划"。MRP是在定货点法（order point system）计划基础上发展形成的一种新的库存计划与控制方法，是建立在计算机基础上的生产计划与库存控制系统。 其主要内容包括客户需求管理、产品生产计划、原材料计划以及库存纪录。其中客户需求管理包括客户订单管理及销售预测，将实际的客户订单数与科学的客户需求预测相结合即能得出客户需要什么以及需求多少。应注意的是，客户需求预测应是科学的预测，而不是主观的猜测或只是一个主观的愿望。产品生产计划指的是最终将生产的产品的时间和数量，这将成为决定需要多少劳动力和设备以及需要多少原材料和资金的依据。产品生产计划应是客户需求与现有库存量比较的结果。产品生产计划要求非常精确，因为不准确的产品生产计划有可能导致资源浪费或是不能满足客户的需求。原材料计划是在产品生产计划的基础上制订的原材料需求计划，表示要生产所需要的产品而需要准备的原材料的具体情况。而在确定购买原材料之前，需要检查现有库存纪录，并通过比较得实际的购买量，因此，保证库存数据的准确性尤为重要。我不会用MRP，只会用ERP至于架构你还是请教高人吧.
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采购员与公司内部各部门的关系是什么?沟通协调互助配合的关系。a.与管理部门之协调关系:采购部门对公司生产或商品成本之节省，能产生重大的贡献；对公司生产所需原料或销售部门商品之供应，亦会产生直接之影响。为了使采购功能有效发挥，公司管理当局应重视采购部门之横向联系，并应注意采购人员之专业训练及制定采购人员之行为规范等事宜。b.与销售部门之协调关系:销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门，以期采购计划之有效执行.销售部门研订产品之价格，必须事先预估制造成本，尤其是占主要部分之材料成本。在预估材料成本方面，采购部门应提供充分之协助。销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时，必须考虑采购的购运时间，避免造成无法如期交货的问题。采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的用料需求资讯，以及其产品之销售数量、品质、价格等资讯，提供给销售部门，以协助做好竞争策略之拟订工作。为了互惠起见，公司在政策上，会要求供应商购买本公司之产品，在此项政策之执行方面，销售部门与采购部门应密切配合办理。c.与生产部门之协调关系:为了确保原料供应的稳定性，采购部门和生产管制部门需要经常交换资讯。生产控制部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部门有充裕的时间寻求来源，并与供应商议价。而采购部门亦必须通知生产管制部门其所需要之购运时间及订购后可能发生的变化。若生产计划或采购计划中的数量或时程，有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，以便及时做适当的调整与配合。d.与质管部门之协调关系:基本上，采购人员必须熟悉有关品质的标准，以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购人员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商。 + c6 N* j1 k: b3 Z& b/ o
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; I6 @- }- `! z8 U4 M+ A/ lE:与制造部门之协调关系:采购部门提供制造部门所需之物料，二者关系密切，但是二者却有不同之立场。通常，制造部门希望物料能快速供应，以免发生断料停工事情；而采购部门则希望能有充分时间进行议价，以期降低成本。因此，在采购的购运时间方面，彼此必须互相尊重、充分协调，切勿意气用事。又，对于“自制”或“外包”之决定，制造部门与采购部门彼此立场与见解亦可能有异，此时应以成本分析结果及策略上考量因素，彼此以客观的态度，共商办法。f:与技术部门之协调关系:技术部门于设计物料规格时，不可过分强调追求理想，而忽略价格和市场因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征询采购部门之意见，而采购部门亦应根据市场情报，建议适当之规格标准。总之，两者必须密切协调。期能顺利进行采购。另外，为了建立标准化，以收大量采购之效益，技术部门应于设计前多征询采购部门之意见，以期尽量减少物料品种，在此方面。两者应密切协调，产生良好的互动关系。又，在新产品之设计方面，采购部门应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新资讯，以供技术部门参考。不过，目前对于物料的使用不仅要符合保护消费者的要求，也要达到环境保护及职业安全、健康的标准，使工程规格之设计更趋严格，因此限制了采购人员在使用替代性物料或产品之机会。所以工程与采购部门必须加强联系，以免违反公众安全与利益。g.与仓储部门之协调关系:大量采购可以降低物料的单位成本，但是相对的，因存量的增加，而提高仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门，必须有良好的沟通与协调，妥为设计适当的最低存量及订购点。采购部门应于订购作业完成时，将有关交货时间与数量等资料通知仓储部门，以便仓储部门能事先准备所需之空间；而仓储部门应定期将存量记录通知采购部门，以利存量之控制。又，对于退货、呆料、缺料等问题，采购人员亦应协助仓储人员处理。 h.与会计部门之协调关系:每一项采购交易，从订购开始到交货、请款、付款为止，都需要作会计处理。会计部门也可为采购部门提供各项有关之计算资料，例如：应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额之比较、材料成本之计算、价差之绩效计算等。不过，在许多企业与机构中，这些会计工作有时候会由采购部门担负一些职责。不管这些会计工作由谁执行，部门间紧密的协调与合作，通常可以从供应商获得折扣的机会，以及改善买卖关系。i.与财务部门之协调关系:采购预算是公司资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时，必须考虑成本因素；在订购较大数量时，必须考虑公司财务负担能力；在议定价格时，必须考虑付款方式（现金支付或期票支付），以避免造成财务上的损失或风险。因此，采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率之价差、付款条件与额度等方面，做妥善之协调。j.与法务部门之协调关系:采购作业会牵涉到法律问题。因此，采购人员必须具备与采购作业有关之法律知识，否则可能因不谙法律规定，在无意中，使公司陷入诉讼困境而遭受损失。在处理采购合约、纠纷、索赔以及智慧财产产权等方面，采购部门应与法务部门密切协调。未设法务部门的企业，必要时应聘请外界法律顾问协助。k.与公关部门之协调关系:采购人员经常会与外界人士接触，在某种意义上，采购人员就是公关人员。采购人员的行为势必会影响到供应商以及其他关系人士对公司的观感与态度。如果设有公关部门的公司，则采购部门应与公关部门的密切合作，透过采购作业的执行，塑造良好的公司形象，并产生良性循环，使以后采购作业的执行，能更加顺利而有效。1.与设计部门的配合：（1）物料规格；（2）物料标准；（3）新产品开发；2。与生产部门的配合：（1）物料的品质；（2）物料的数量；（3）供料时间；3。与财务部门的配合：4。与品管部门的配合：（1）品管知识；（2）品质标准；（3）物料验收；5。与销售部门的配合：（1）预估售价；（2）竞争资料的提供；（3）相互采购；6。与仓储部门的配合
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& |$ ~" a! ~# [* }如何解决采购中常见困难7 N& {% p r8 h4 J" ], f5 y
1．到货不及时影响生产" Z+ _" h' k$ o
签订订单同时要确定大致到货时间，了解供方发货渠道和发货信息，掌握到货的主动权，尽量避免到货不及时影响生产。如果供方说发货了一定要货运的联系方式，防止供方故意拖延发货时间。一定要做到货走到哪儿，大约什么时候到心里都要有数。
; Q, Q" g; U. z# } 防止到货时间造成影响还需要采购人员有一定的物流常识，发货需多久到，通过什么方式到货更便捷。
. K' L9 |7 u6 \" }* h# E 偶尔因为供方失误或需方订单跟踪失误就需要和生产部门及时沟通做好调整生产尽量将损失降到最低。2 [; s0 |. h! P5 E2 p" R
2．到货后不合格处理（质量、数量）
, _; ^1 V+ M F* ]4 ~ { 质量不合格时供方在保证质量合格的情况下紧急替换，或者就近少量采购、或者同行换货；数量不符的情况，及时与供方沟通，确定是由于供方发货遗失或者是物流运输问题。商议赔偿结果确定是供方赔偿还是直接找物流公司赔偿。一般采购材料不负责运输把运输交由供方负责，出现问题处理由供方负责可以为采购工作争取更多的利益保障。如果运输由需方自己负责，三方确定是物流运输损伤或者遗失，核算损失直接向物流公司索赔。
6 @8 y% h0 o, C, B: A; c 一般索赔的时间都是比较长手续也比较复杂，所以做好耐心处理的准备，同时也要尽量避免这种情况的发生。与供方强调质量和产品的外包装，避免出现到货后不合格。与物流公司也要强调数量和运输中的安全事宜及损失赔偿的权责利益。& ?; L' q* u- S, x# @4 m6 U" J
必须强调是设备采购中一定要留质保金，不能将货款全额付完，因为设备经常出现维修问题，留部分质保金是防止供方不处理时需方自己维修所需费用，具体金额多少要示供需双方而定。
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) f& [& O/ _( L, t# l1 J 3．紧急采购的处理
( X4 R% j, T/ q5 r 一般是由于销售计划紧急临时更改生产安排，材料的采购就比较紧急。' ?2 c' o( d$ j0 L+ m2 X8 I! S
两种解决方案：一是通过地理位置最近的生产厂家或者贸易商采购，成本放后，这需要市内采购的协助或者对周边城市的供货市场有一定了解。二是迅速找到供货厂家，加以最快的运输方式，这方面就需要熟悉物流市场，或者公司内部物流部门的帮助。
* L& J9 k7 S( m$ H 4．小试、中试采购困难处理! I3 {: d y( M+ E4 V. L
因为是处于研发阶段，采购的稳定性和数量的多寡都处理比较被动，往往这种采购比一个大单的采购困难更大。因为量比较少，很多供货公司不愿意签单，这个时候采购就要考查采购人员能力。刚从事采购的同行可能会觉得有难度，因为量不大而且可能这次要货下次就根本就不会再用了。9 \8 \- i! y8 k3 Q* E( a
两种方法一种是直接告诉供货方公司正处于小试或者中试阶段，但是试验通过计划采购量会固定在一个多大的范围，或者自己分析或者询问公司技术人员了解大致情况或者自己灵活的编一个量，但是即使是编也要有理有据，要不然底气不足供货方多问几次之后便没了下文，采购最终将以失败告终。另一种就是告诉对方自己一直在用只是量不大，需要扩产需要多添几家供应商（一般这种方法我不用，毕竟这是一个信誉问题，但是被迫无奈也只有用此方法了）。
; c$ ^% t4 l) H, ]7 M 采购中还会出现形形色色的问题，毕竟比较采购是一个比较琐碎的工作，所以遇见问题一定要灵活操作并要有十足的耐心，多扩大一些业务圈以便在遇到紧急情况时可以有人给出一些帮助。
0 h2 j7 t! D3 x" Q) D, e& R 采购基本知识
. T* H Y% a+ r采购的分类" G9 d/ k5 S' z3 {0 S' l7 f! g
（一）按价格分类2 d1 K; Y2 y9 y. ~ j
; c/ R6 P+ D& y, R& `8 }1.招标采购 2.询价采购 3.比价采购 4.议价采购 5.定价采购 6.公开市场采购2 W( Y3 |+ v; ?6 r$ u C' A; V
（二）按采购主体分类5 {3 } X$ R2 k/ I P$ i( v
9 p2 [" F2 D1 ?+ U/ w/ p# M
1.个人采购 2.集团采购0 B' n9 v7 h3 E5 C8 [
（三）按采购方法分类# }5 M( @5 S+ w- F5 t
9 a# c! V' w$ {1 l$ e1.传统采购
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! ~: t: q& i: z3 D7 W2.科学采购0 t- v9 v4 E r* P( P
（1）订货点采购 （2）MRP采购 （3）JIT采购（4）供应链采购（5）电子商务采购
7 q$ E" z3 @3 O3 ^; E5 z 谈判不是球赛，更不是战争，在球赛或战争中只有一个赢家，别一个是输家，在成功的谈判里，双方应该都是赢家( 双赢), 不是一方可能比另一方多赢一些。+ c; [ z) y; T" y
1. 谈判前要有充分的准备3 u: }* L# W6 {3 Y/ p
2. 只与有权决定的人谈判
1 V9 n) }! b2 H7 ]+ H7 y3. 尽量在本企业办公室谈判
; d1 g/ Z$ n) L; K; p3 z# g采购员应尽量在本企业的业务洽谈室里谈业务。除了提高采购活动的透明度，杜绝个人交易行为之外，最大的目的其实是在帮助采购员创造谈判的优势地位。
0 K3 Q% u% ^2 H4. 对等原则0 A m& a9 O4 x, u) _( M) Y
不要单独与一群供应商的人员谈判，这样对自己不利。也就是说：我方的人数与级别应与对方大致相同。如果对方极想集体谈，先拒绝，再研究对策。2 P3 E! ?* T/ q2 \
5. 不要表露对供应商的认可和对商品的兴趣8 W3 V5 @; L5 {2 s
1 d3 e' Z. U4 ^5 I: M7 C交易开始前，对方的期待值会决定最终的交易条件，所以有经验的采购员，不论遇到多好的商品和价格，都不过度表露内心的看法。让供应商得到一个印象：费九牛二虎力，终于获取了你的一点宝贵的让步！永远不要忘记：在谈判中的每一分钟，要一直持怀疑态度，不要流露与对方合作的兴趣，让供应商感觉在你心中可有可无，这样比较容易获得有利的交易条件。3 Y0 C" Q% @2 D. E! o- X% ^! ~
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6. 放长线钓大鱼
. J" F" ^3 C' R) `+ a9 F采购人员要避免先让对手知道我公司的需要，否则对手会利用此弱点要求采购人员先做出让步。& q% V- S& h- Z7 V& Q% G
7. 必要时转移话题
/ w2 M" \+ x: {6 |* f3 d4 f: F% S若买卖双方对某一细节争论不休，无法谈判，有经验的采购人员会转移话题。或暂停讨论喝茶，缓和紧张气氛。并寻找新的切入点或更合适的谈判机会
8 Y( s' J7 Y0 s' \: }8 X: R; D" |8．谈判时要避免破裂，同时不要草率决定
) r* K8 }) _" R6 E8 i有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，否则根本不必谈判，他总会给对方留一点退路，另一方面，采购员须明了,没有达成协议总比勉强达成协议好，免勉强协议可能后患无穷。5 B" l1 F( s" p" @
9．尽量成为一个好的倾听者
4 [" \! }/ N0 K4 X' j3 z10．尽量从对方的立场说话) T5 O0 Q' B7 D: A
成功的谈判都是在彼此和谐的气氛下进行才可能达成，在相同的交涉条件上，要站在对方的立场上去说明，让对方感到：达成交易的前提是双方都能获得预期的利益。' {) }; }/ X& X b D+ i
11．以退为进
c9 g+ V! {) Y! r有些事情可能超出采购人员的权限或知识范围，采购人员不应操之过急，不应装出自己有权或了解某事，做出不应作的决定。此时不防以退为进，请示领导或与同事研究弄清事实情况后，再答复或决定也不迟。草率仓促的决定通常都不是很好的决定，智者总是先深思熟虑，再作决定。
2 L/ i( D! ?* X2 }12．交谈集中在我方强势点（销售量、市场占有率成长等）上
- K4 H2 o W, ?1 z6 a告诉对方我公司目前及未来的发展及目标，让供应商对我公司有热忱，有兴趣。不要过多谈及我方弱势点，一个供应商的谈判高手会攻击你的弱点，以消减你的强项。. Q0 a1 k& |# I, X& w- A- A
13．以数据事实说话，提高权威性
; V4 V- r' D% G4 [; C无论什么时候都要以事实为依据。事实主要是指：充分动用准确的数据分析，如销售额分析，市场份额分析，品类表现分析，毛利分析等，进行横向及纵向的比较。
6 c- `1 {, S# B) n14．控制谈判的时间6 _& _4 L- t3 \
预计的谈判时间一到，就应真的结果谈判离开，让对方紧张，做出更大的让步。可是能的话，把他的竟争对手也约来谈，让你的助理故意进来告诉下一个约谈的对象已经在等待。* m+ Y. W3 {( [( ^
15．不要误认为50/50最好) D2 j# o. W+ B+ L
谈双赢，有些采购人员认为谈判的结果是50/50最好，彼此不伤和气，这是错误的想法。
! n& q# I) O V3 c' _; ~有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件，然后让对方也得到一点好处，能对他们的公司交代。所以说永远要求那些不可能的事情。对于
' c7 ~+ g% o( o! f0 x: u答：物料需求计划（Material Requirements Planning),简称MRP,是依据产品的结构或物料清单，实现物料信息的集成，形成上小下宽的锥形产品结构。其顶层是出厂产品，是属于企业市场销售部门的业务；底层是采购的原材料或配件，是企业物资供应部门的业务；中间是半成品，属于生产部门的业务。产品结构反映了各个物料之间的从属关系与数量，用连线表示工艺流程和时间周期。实际上，MRP是一种既不出现物料短缺，又不出现积压库存的计划方法，解决了制造业所关心的缺件与超储的矛盾。+ c' V8 P; Z3 B q/ Q
MRP为Material Requirement Planning的缩写，中文译为"物料需求计划"。MRP是在定货点法（order point system）计划基础上发展形成的一种新的库存计划与控制方法，是建立在计算机基础上的生产计划与库存控制系统。 其主要内容包括客户需求管理、产品生产计划、原材料计划以及库存纪录。其中客户需求管理包括客户订单管理及销售预测，将实际的客户订单数与科学的客户需求预测相结合即能得出客户需要什么以及需求多少。应注意的是，客户需求预测应是科学的预测，而不是主观的猜测或只是一个主观的愿望。产品生产计划指的是最终将生产的产品的时间和数量，这将成为决定需要多少劳动力和设备以及需要多少原材料和资金的依据。产品生产计划应是客户需求与现有库存量比较的结果。产品生产计划要求非常精确，因为不准确的产品生产计划有可能导致资源浪费或是不能满足客户的需求。原材料计划是在产品生产计划的基础上制订的原材料需求计划，表示要生产所需要的产品而需要准备的原材料的具体情况。而在确定购买原材料之前，需要检查现有库存纪录，并通过比较得实际的购买量，因此，保证库存数据的准确性尤为重要。我不会用MRP，只会用ERP至于架构你还是请教高人吧.
: A$ z" D" U0 F3 V2 t" K+ ~. D ! Z" h8 k) n! k) V
采购员与公司内部各部门的关系是什么?沟通协调互助配合的关系。a.与管理部门之协调关系:采购部门对公司生产或商品成本之节省，能产生重大的贡献；对公司生产所需原料或销售部门商品之供应，亦会产生直接之影响。为了使采购功能有效发挥，公司管理当局应重视采购部门之横向联系，并应注意采购人员之专业训练及制定采购人员之行为规范等事宜。b.与销售部门之协调关系:销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门，以期采购计划之有效执行.销售部门研订产品之价格，必须事先预估制造成本，尤其是占主要部分之材料成本。在预估材料成本方面，采购部门应提供充分之协助。销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时，必须考虑采购的购运时间，避免造成无法如期交货的问题。采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的用料需求资讯，以及其产品之销售数量、品质、价格等资讯，提供给销售部门，以协助做好竞争策略之拟订工作。为了互惠起见，公司在政策上，会要求供应商购买本公司之产品，在此项政策之执行方面，销售部门与采购部门应密切配合办理。c.与生产部门之协调关系:为了确保原料供应的稳定性，采购部门和生产管制部门需要经常交换资讯。生产控制部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部门有充裕的时间寻求来源，并与供应商议价。而采购部门亦必须通知生产管制部门其所需要之购运时间及订购后可能发生的变化。若生产计划或采购计划中的数量或时程，有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，以便及时做适当的调整与配合。d.与质管部门之协调关系:基本上，采购人员必须熟悉有关品质的标准，以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购人员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商。 + c6 N* j1 k: b3 Z& b/ o
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; I6 @- }- `! z8 U4 M+ A/ lE:与制造部门之协调关系:采购部门提供制造部门所需之物料，二者关系密切，但是二者却有不同之立场。通常，制造部门希望物料能快速供应，以免发生断料停工事情；而采购部门则希望能有充分时间进行议价，以期降低成本。因此，在采购的购运时间方面，彼此必须互相尊重、充分协调，切勿意气用事。又，对于“自制”或“外包”之决定，制造部门与采购部门彼此立场与见解亦可能有异，此时应以成本分析结果及策略上考量因素，彼此以客观的态度，共商办法。f:与技术部门之协调关系:技术部门于设计物料规格时，不可过分强调追求理想，而忽略价格和市场因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征询采购部门之意见，而采购部门亦应根据市场情报，建议适当之规格标准。总之，两者必须密切协调。期能顺利进行采购。另外，为了建立标准化，以收大量采购之效益，技术部门应于设计前多征询采购部门之意见，以期尽量减少物料品种，在此方面。两者应密切协调，产生良好的互动关系。又，在新产品之设计方面，采购部门应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新资讯，以供技术部门参考。不过，目前对于物料的使用不仅要符合保护消费者的要求，也要达到环境保护及职业安全、健康的标准，使工程规格之设计更趋严格，因此限制了采购人员在使用替代性物料或产品之机会。所以工程与采购部门必须加强联系，以免违反公众安全与利益。g.与仓储部门之协调关系:大量采购可以降低物料的单位成本，但是相对的，因存量的增加，而提高仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与仓储部门，必须有良好的沟通与协调，妥为设计适当的最低存量及订购点。采购部门应于订购作业完成时，将有关交货时间与数量等资料通知仓储部门，以便仓储部门能事先准备所需之空间；而仓储部门应定期将存量记录通知采购部门，以利存量之控制。又，对于退货、呆料、缺料等问题，采购人员亦应协助仓储人员处理。 h.与会计部门之协调关系:每一项采购交易，从订购开始到交货、请款、付款为止，都需要作会计处理。会计部门也可为采购部门提供各项有关之计算资料，例如：应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额之比较、材料成本之计算、价差之绩效计算等。不过，在许多企业与机构中，这些会计工作有时候会由采购部门担负一些职责。不管这些会计工作由谁执行，部门间紧密的协调与合作，通常可以从供应商获得折扣的机会，以及改善买卖关系。i.与财务部门之协调关系:采购预算是公司资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时，必须考虑成本因素；在订购较大数量时，必须考虑公司财务负担能力；在议定价格时，必须考虑付款方式（现金支付或期票支付），以避免造成财务上的损失或风险。因此，采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率之价差、付款条件与额度等方面，做妥善之协调。j.与法务部门之协调关系:采购作业会牵涉到法律问题。因此，采购人员必须具备与采购作业有关之法律知识，否则可能因不谙法律规定，在无意中，使公司陷入诉讼困境而遭受损失。在处理采购合约、纠纷、索赔以及智慧财产产权等方面，采购部门应与法务部门密切协调。未设法务部门的企业，必要时应聘请外界法律顾问协助。k.与公关部门之协调关系:采购人员经常会与外界人士接触，在某种意义上，采购人员就是公关人员。采购人员的行为势必会影响到供应商以及其他关系人士对公司的观感与态度。如果设有公关部门的公司，则采购部门应与公关部门的密切合作，透过采购作业的执行，塑造良好的公司形象，并产生良性循环，使以后采购作业的执行，能更加顺利而有效。1.与设计部门的配合：（1）物料规格；（2）物料标准；（3）新产品开发；2。与生产部门的配合：（1）物料的品质；（2）物料的数量；（3）供料时间；3。与财务部门的配合：4。与品管部门的配合：（1）品管知识；（2）品质标准；（3）物料验收；5。与销售部门的配合：（1）预估售价；（2）竞争资料的提供；（3）相互采购；6。与仓储部门的配合
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& |$ ~" a! ~# [* }如何解决采购中常见困难7 N& {% p r8 h4 J" ], f5 y
1．到货不及时影响生产" Z+ _" h' k$ o
签订订单同时要确定大致到货时间，了解供方发货渠道和发货信息，掌握到货的主动权，尽量避免到货不及时影响生产。如果供方说发货了一定要货运的联系方式，防止供方故意拖延发货时间。一定要做到货走到哪儿，大约什么时候到心里都要有数。
; Q, Q" g; U. z# } 防止到货时间造成影响还需要采购人员有一定的物流常识，发货需多久到，通过什么方式到货更便捷。
. K' L9 |7 u6 \" }* h# E 偶尔因为供方失误或需方订单跟踪失误就需要和生产部门及时沟通做好调整生产尽量将损失降到最低。2 [; s0 |. h! P5 E2 p" R
2．到货后不合格处理（质量、数量）
, _; ^1 V+ M F* ]4 ~ { 质量不合格时供方在保证质量合格的情况下紧急替换，或者就近少量采购、或者同行换货；数量不符的情况，及时与供方沟通，确定是由于供方发货遗失或者是物流运输问题。商议赔偿结果确定是供方赔偿还是直接找物流公司赔偿。一般采购材料不负责运输把运输交由供方负责，出现问题处理由供方负责可以为采购工作争取更多的利益保障。如果运输由需方自己负责，三方确定是物流运输损伤或者遗失，核算损失直接向物流公司索赔。
6 @8 y% h0 o, C, B: A; c 一般索赔的时间都是比较长手续也比较复杂，所以做好耐心处理的准备，同时也要尽量避免这种情况的发生。与供方强调质量和产品的外包装，避免出现到货后不合格。与物流公司也要强调数量和运输中的安全事宜及损失赔偿的权责利益。& ?; L' q* u- S, x# @4 m6 U" J
必须强调是设备采购中一定要留质保金，不能将货款全额付完，因为设备经常出现维修问题，留部分质保金是防止供方不处理时需方自己维修所需费用，具体金额多少要示供需双方而定。
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) f& [& O/ _( L, t# l1 J 3．紧急采购的处理
( X4 R% j, T/ q5 r 一般是由于销售计划紧急临时更改生产安排，材料的采购就比较紧急。' ?2 c' o( d$ j0 L+ m2 X8 I! S
两种解决方案：一是通过地理位置最近的生产厂家或者贸易商采购，成本放后，这需要市内采购的协助或者对周边城市的供货市场有一定了解。二是迅速找到供货厂家，加以最快的运输方式，这方面就需要熟悉物流市场，或者公司内部物流部门的帮助。
* L& J9 k7 S( m$ H 4．小试、中试采购困难处理! I3 {: d y( M+ E4 V. L
因为是处于研发阶段，采购的稳定性和数量的多寡都处理比较被动，往往这种采购比一个大单的采购困难更大。因为量比较少，很多供货公司不愿意签单，这个时候采购就要考查采购人员能力。刚从事采购的同行可能会觉得有难度，因为量不大而且可能这次要货下次就根本就不会再用了。9 \8 \- i! y8 k3 Q* E( a
两种方法一种是直接告诉供货方公司正处于小试或者中试阶段，但是试验通过计划采购量会固定在一个多大的范围，或者自己分析或者询问公司技术人员了解大致情况或者自己灵活的编一个量，但是即使是编也要有理有据，要不然底气不足供货方多问几次之后便没了下文，采购最终将以失败告终。另一种就是告诉对方自己一直在用只是量不大，需要扩产需要多添几家供应商（一般这种方法我不用，毕竟这是一个信誉问题，但是被迫无奈也只有用此方法了）。
; c$ ^% t4 l) H, ]7 M 采购中还会出现形形色色的问题，毕竟比较采购是一个比较琐碎的工作，所以遇见问题一定要灵活操作并要有十足的耐心，多扩大一些业务圈以便在遇到紧急情况时可以有人给出一些帮助。
0 h2 j7 t! D3 x" Q) D, e& R 采购基本知识
. T* H Y% a+ r采购的分类" G9 d/ k5 S' z3 {0 S' l7 f! g
（一）按价格分类2 d1 K; Y2 y9 y. ~ j
; c/ R6 P+ D& y, R& `8 }1.招标采购 2.询价采购 3.比价采购 4.议价采购 5.定价采购 6.公开市场采购2 W( Y3 |+ v; ?6 r$ u C' A; V
（二）按采购主体分类5 {3 } X$ R2 k/ I P$ i( v
9 p2 [" F2 D1 ?+ U/ w/ p# M
1.个人采购 2.集团采购0 B' n9 v7 h3 E5 C8 [
（三）按采购方法分类# }5 M( @5 S+ w- F5 t
9 a# c! V' w$ {1 l$ e1.传统采购
4 Q: l% W. ~( d
! ~: t: q& i: z3 D7 W2.科学采购0 t- v9 v4 E r* P( P
（1）订货点采购 （2）MRP采购 （3）JIT采购（4）供应链采购（5）电子商务采购
7 q$ E" z3 @3 O3 ^; E5 z 谈判不是球赛，更不是战争，在球赛或战争中只有一个赢家，别一个是输家，在成功的谈判里，双方应该都是赢家( 双赢), 不是一方可能比另一方多赢一些。+ c; [ z) y; T" y
1. 谈判前要有充分的准备3 u: }* L# W6 {3 Y/ p
2. 只与有权决定的人谈判
1 V9 n) }! b2 H7 ]+ H7 y3. 尽量在本企业办公室谈判
; d1 g/ Z$ n) L; K; p3 z# g采购员应尽量在本企业的业务洽谈室里谈业务。除了提高采购活动的透明度，杜绝个人交易行为之外，最大的目的其实是在帮助采购员创造谈判的优势地位。
0 K3 Q% u% ^2 H4. 对等原则0 A m& a9 O4 x, u) _( M) Y
不要单独与一群供应商的人员谈判，这样对自己不利。也就是说：我方的人数与级别应与对方大致相同。如果对方极想集体谈，先拒绝，再研究对策。2 P3 E! ?* T/ q2 \
5. 不要表露对供应商的认可和对商品的兴趣8 W3 V5 @; L5 {2 s
1 d3 e' Z. U4 ^5 I: M7 C交易开始前，对方的期待值会决定最终的交易条件，所以有经验的采购员，不论遇到多好的商品和价格，都不过度表露内心的看法。让供应商得到一个印象：费九牛二虎力，终于获取了你的一点宝贵的让步！永远不要忘记：在谈判中的每一分钟，要一直持怀疑态度，不要流露与对方合作的兴趣，让供应商感觉在你心中可有可无，这样比较容易获得有利的交易条件。3 Y0 C" Q% @2 D. E! o- X% ^! ~
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6. 放长线钓大鱼
. J" F" ^3 C' R) `+ a9 F采购人员要避免先让对手知道我公司的需要，否则对手会利用此弱点要求采购人员先做出让步。& q% V- S& h- Z7 V& Q% G
7. 必要时转移话题
/ w2 M" \+ x: {6 |* f3 d4 f: F% S若买卖双方对某一细节争论不休，无法谈判，有经验的采购人员会转移话题。或暂停讨论喝茶，缓和紧张气氛。并寻找新的切入点或更合适的谈判机会
8 Y( s' J7 Y0 s' \: }8 X: R; D" |8．谈判时要避免破裂，同时不要草率决定
) r* K8 }) _" R6 E8 i有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，否则根本不必谈判，他总会给对方留一点退路，另一方面，采购员须明了,没有达成协议总比勉强达成协议好，免勉强协议可能后患无穷。5 B" l1 F( s" p" @
9．尽量成为一个好的倾听者
4 [" \! }/ N0 K4 X' j3 z10．尽量从对方的立场说话) T5 O0 Q' B7 D: A
成功的谈判都是在彼此和谐的气氛下进行才可能达成，在相同的交涉条件上，要站在对方的立场上去说明，让对方感到：达成交易的前提是双方都能获得预期的利益。' {) }; }/ X& X b D+ i
11．以退为进
c9 g+ V! {) Y! r有些事情可能超出采购人员的权限或知识范围，采购人员不应操之过急，不应装出自己有权或了解某事，做出不应作的决定。此时不防以退为进，请示领导或与同事研究弄清事实情况后，再答复或决定也不迟。草率仓促的决定通常都不是很好的决定，智者总是先深思熟虑，再作决定。
2 L/ i( D! ?* X2 }12．交谈集中在我方强势点（销售量、市场占有率成长等）上
- K4 H2 o W, ?1 z6 a告诉对方我公司目前及未来的发展及目标，让供应商对我公司有热忱，有兴趣。不要过多谈及我方弱势点，一个供应商的谈判高手会攻击你的弱点，以消减你的强项。. Q0 a1 k& |# I, X& w- A- A
13．以数据事实说话，提高权威性
; V4 V- r' D% G4 [; C无论什么时候都要以事实为依据。事实主要是指：充分动用准确的数据分析，如销售额分析，市场份额分析，品类表现分析，毛利分析等，进行横向及纵向的比较。
6 c- `1 {, S# B) n14．控制谈判的时间6 _& _4 L- t3 \
预计的谈判时间一到，就应真的结果谈判离开，让对方紧张，做出更大的让步。可是能的话，把他的竟争对手也约来谈，让你的助理故意进来告诉下一个约谈的对象已经在等待。* m+ Y. W3 {( [( ^
15．不要误认为50/50最好) D2 j# o. W+ B+ L
谈双赢，有些采购人员认为谈判的结果是50/50最好，彼此不伤和气，这是错误的想法。
! n& q# I) O V3 c' _; ~有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件，然后让对方也得到一点好处，能对他们的公司交代。所以说永远要求那些不可能的事情。对于
分类: 采购知识
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